福建厦门的清晨，从一个个社区团长的订单开始忙碌起来。糕点、冻品、牛奶从仓库装车，送往各个小区的提货点。
在看似寻常的配送背后，三叶山秋（厦门）食品有限公司（以下简称：三叶山秋），一家专注社区团购渠道的食品批发供应商，正悄然支撑着福建地区数十个社区的日常供应。
上百个SKU，日均出库1000+件商品，厦门、福州、莆田三地仓库同步作业。这样的业务量，对于依赖Excel管理的三叶山秋来说，曾是每天都要面对的“硬仗”。
自2023年接入智慧记星火后，仅5人团队便稳稳支撑全部业务：库存实时可查、三仓调拨一键完成、对账自动推送、利润清晰透明。
三仓协同：从“搞不清库存”到实时调拨
三叶山秋做的是典型的小微食品批发生意：品类杂、订单碎、需求急。
过去公司靠Excel开单、记账、核对库存。而在疫情时候，家庭囤货需求暴涨，社区团购需求飙升，订单量从日均十几单暴涨到每天几十单，日出货量常常超过1000件。最棘手的是，搞不清楚各个仓的真实库存，还会出现“这边断货、那边积压”的情况。
作为三叶山秋的财务负责人，朱先生对那段手忙脚乱的日子记忆犹新。因此，他在网络上搜索到智慧记进销存，抱着试试看的心态用了起来，便把所有入库、出库、调拨这些关键流程都搬进了系统。
改革立竿见影。使用智慧记星火后，所有商品入库时，按所属仓库自动分类；当某个仓库缺货时，直接在系统里发起调拨，就能从其他仓把货调过来。调拨完成后各仓库存自动同步更新，三地库存实时可查。
批次溯源：每一批食品保鲜期装上“倒计时”
做食品供应，最怕的就是东西过期。像牛奶这类保质期较短的商品，一旦过期就是纯损失，还可能引发客户投诉。
“我们使用智慧记星火的批次管理功能，每次入库的时候，录入食品的生产日期；出库的时候，也要选择日期。“朱先生说，“每一批货什么时候进，什么时候出完，一目了然。”
更关键的是库存预警。快到期的商品，系统会自动提醒，让三叶山秋团队有充足时间做促销清仓，避免过期损耗。
报价管理：再也不用翻微信记录
“我们有100多个客户，每个客户的价格都不一样，全凭个人记忆也不现实”，朱先生表示，“用表格的时候，每次报价都要查半天，有时候微信记录删了，就完全找不到了。”
其中，老客户给熟人价，新客户给市场价，拿货量大的有批发价。一旦报价错误，高了得罪客户，低了自己亏本。
现在，智慧记自动记录每次成交价。下次开单的时候直接调用历史价格，无需手动查找。朱先生补充道，还能通过智慧记星火查询每一次的价格变更记录。
若客户对价格有疑问时，团队成员立刻调出记录说明历史报价情况。当报价透明后，客户更信任三叶山秋，再也不会出现“你上次不是这个价”的纠纷
毛利统计：每一分利润都经得起推敲
食品批发利润本就微薄，进出货数量、成本、售价、客户对账明细……每天要记录的数据繁杂琐碎。
财务出身的朱先生对数据精准度的要求近乎严苛。据他介绍：“以前用表格，毛利统计经常不准，有时候会漏掉一些数据。”
通过智慧记的经营利润报表，每个月都能准确掌握公司的经营状况，销售额、成本、毛利、费用支出都清清楚楚。老板要看数据，随时能调出来。
他每个星期都打开销售统计，看看哪些产品卖得快、哪款滞销、库存还剩多少。过去靠经验拍脑袋，现在靠数据做决策：进多少货、该不该补、哪些该减少，都有迹可循。
客户对账：效率与信任的双重提升
除了内部效率，智慧记对外部客户效率也带来巨大变化。
“开完单后可以直接导出账单，也能直接分享小程序链接给客户。”朱先生说，“客户点开链接就能看到订单明细，数量、价格、金额都很清楚。”
一旦客户对价格或数量有疑问，当场就能提出，后台也能即时调整，避免了月底对账时的纠纷，大大提升对账效率，也提升客户对三叶山秋的信赖。
小团队的“大智慧”
三叶山秋凭5人团队，撑起3地仓库实时管理，上千件日出货量的背后，我们看到的不只是工具的力量，更是小微企业在数字化时代的经营智慧。
从Excel到智慧记，改变的不只是工具，更是思维方式：从凭感觉做生意，到靠数据做决策；从拼体力，到拼效率。
小生意，也有大智慧。关键是找对工具，用对方法。智慧记，让生意更简单。
为什么选择智慧记食品进销存软件？
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