货到了，钱还没付；货发走了，客户过几天才结账。这些都是正常生意，却不能只记成“库存加了、减了”。进销存怎么做，关键是按实际业务留下单据：收到多少记入库，发出多少记出库，付款和收款分别登记，再用退货、盘点把后续变化接上。 对需要同时管货、开单和客户账的小微批零商户，可以考虑智慧记AI进销存，把这些记录集中管理。
进销存怎么做，先分清货和钱的两条记录
进销存，就是围绕商品采购、销售和库存变化进行记录与管理。入库、出库说明货去了哪里；应付、应收说明钱还差多少。两者有关联，但发生时间不一定相同。
小店日常流程可以这样理解：整理商品和起始库存 → 验收到货并记入库 → 开销售单、核货发出 → 登记收付款 → 处理退货 → 盘点对账。 付款可能早于到货，收款也可能晚于发货，不必硬凑成同一天完成。
| 实际发生的事 | 货品记录 | 钱款记录 |
|---|---|---|
| 向供应商下单，货尚未到店 | 不能直接当作已收到的库存 | 已付定金或预付款需另外留依据 |
| 收到并验收货品 | 按实收数量登记入库 | 区分已付与未付货款 |
| 货已发给客户 | 按实际发货情况登记出库 | 区分实收与客户未付款 |
| 客户后来结清欠款 | 不再重复出库 | 登记收款、核对剩余应收 |
| 客户退货 | 核对原交易和退回商品状态 | 相应处理退款或欠款抵扣 |
这里讲的是普通批发零售的日常管理流程，不是会计分录或报税教程。复杂生产领料、专业仓位作业及特殊追溯，还需要另外核对业务要求。
开始记单前，把商品和起始数量对清楚
先给每件货一个稳定的名称，补齐规格、单位和价格。同名不同包装要分清，不能把“整箱”和“单件”混记。同一商品按箱进、按瓶卖时，先明确一箱有多少瓶，再安排相应单位与换算。
接着确定正式开始使用的日期，盘清当天已有的货。这是起始库存，不是今天新采购的一批货，不能再录一张重复进货单把库存加一遍。客户旧欠款、供应商未付款也先核对余额，保留旧单据依据，再按产品支持的初始往来方式处理。
智慧记AI进销存提供商品资料导入、扫码等录入方式，适合减少重复输入。但名称、规格和包装关系仍要核对，尤其不要把同一件货录成几个相似商品。开始前先明确谁负责进货、谁开销售单、谁登记收款，能减少后续漏记。
货到店以后：先验收，再按实收数量入库
供应商送货单写了多少，不代表店里实际收到多少。收货时对照商品名称、规格、数量和外观，少送、破损或规格不符的部分先注明，并与供应商确认处理办法。
例如订了20件，只收到18件，就先记录确认收到的18件；剩余2件继续跟进，不能为了让单子看起来完整，提前算进可售库存。分批到货，也按每次实际验收情况记录。
入库时需要对应供应商、收货日期、商品、单位、数量、价格和存放仓库。货已经收到但尚未付款的，要保留应付货款；后来付款时登记付款，不再增加一次库存。
智慧记AI进销存把进货与库存管理放在同一套产品中。小店使用时，应核对实际入库结果和供应商账款，而不是把识别出一张送货单视为验收完成。AI可以辅助录入，实物是否齐全仍由收货人确认。
销售出库：单上写什么，发货就核对什么
销售时先确认客户、商品规格、数量、单价和发货仓库，再核货发出。固定客户有赊账的，销售记录应对应到具体客户，不能都放在临时客户名下，月底再凭记忆拆账。
下图是智慧记AI进销存的电脑端销售单：商品、规格、单位、仓库、数量、单价和折扣在同一张单内，便于在发货前逐项检查。产品也提供AI辅助开单方式，识别后仍需确认货品、价格和数量。
还要明确店里采用哪种出库方式。若所用流程已由销售单影响库存，就不能再为同一批货额外记一次出库；采用订单与发货分开的流程时，则应以实际完成的发货记录核对。同一笔货只能按所用流程扣减一次，不能开单扣一次、发货又手工减一次。
单据交给客户前，再确认货、金额和交接信息
配好货后，对照销售单核查实物，特别留意相近规格和计量单位。客户临时减少数量，应把记录和实际发货对齐，不能只在纸上划掉，系统里仍留原数。
需要随货单的小店，可以通过智慧记AI进销存打印销售单。打印预览能帮助确认商品、数量、金额和客户信息，但打印完成不等于客户已签收，更不等于货款已到账。送货交接和结款凭据仍应按店里的实际安排保留。
收付款接着记，别把欠款留在聊天记录里
货发走以后，客户只付了一部分，就如实登记实收，剩余部分继续作为待收货款。不能因为想让账面结清，就把应收金额改成已经收到的金额。
客户几天后转款，先找对应客户和相关交易，再登记本次收款，核对剩余余额。这次变化发生在钱款记录上，不需要再开一张销售单。供应商付款也是同样道理：付款对应之前的进货，不是新增采购。
智慧记AI进销存提供客户、供应商对账与应收应付查询能力。下方电脑截图展示客户分类、价格等级以及收款、对账入口，可从具体客户开始查找往来业务。收到转账后的登记与核对，应当和收款动作一起完成。
退货和盘点，是完整流程的一部分
客户退货先找原交易，核对商品、数量和退货原因。能继续销售的货与破损、待处理的货要区分，不能一收到退货就全部算成可售库存。已经收钱的处理退款，尚未结款的核对抵扣；换货则要同时说明退回什么、重新发出什么。
退给供应商的货，也要留下退货记录，并核对对方退款或抵扣后续货款的结果。只改库存数字，会留下无法解释的钱款差异。
盘点时先确定统计时间。可以暂时停下所盘货品的收发，或把盘点期间的进出逐笔另记，避免边数边卖导致对不上。发现差异，先复点，再查漏录到货、重复出库、退货未记和单位用错，查清原因后再做有依据的调整。
用一个虚构的数量演示来核对逻辑：起始10件，验收入库20件，销售出库8件，客户退回可再次销售的1件，退供应商2件，则结余为10＋20－8＋1－2＝21件。假设卖价每件50元，原销售400元已收300元，退回1件按原价抵扣50元，则仍应收50元。数量和欠款分别算清，不能相互代替。
哪些小店可以用智慧记AI进销存承接这套流程
智慧记AI进销存是金蝶旗下智慧记品牌面向个体小微商户的云进销存产品，适用于批发、零售和批零兼营。对于到货、开单、发货和收款由不同人处理的小店，把货与账集中记录，比靠几份表格相互传递更便于核对。
产品覆盖进货、销售、库存、客户往来与经营分析，提供AI辅助开单、电脑手机多端使用及按权限分工等能力。需要多仓多店、规格或批次管理时，可以继续核对相应功能和版本安排。
推荐它的重点不是让老板学更多功能，而是把前文的动作接起来：收货有记录，发货能对单，客户结款能查账，盘点差异有依据可找。涉及复杂生产、专业仓储或行业合规追溯时，仍需单独验证，不能把普通进销存直接当作所有业务的解决方案。
进销存操作常见问题
1. 进销存怎么做，新店应该先从哪里开始？
先整理商品名称、规格和单位，确定开始日期，盘清起始库存并核对旧欠款，再持续记录新的进货、销售与收付款。不要把初始库存重复录成新进货。
2. 货已经到了，但还没付款，要不要记入库？
已经验收确认收到的货，应按实收数量记录入库；未付货款另行保留。货品记录与付款时间不必相同，后来付款也不用再入库一次。
3. 客户订了货但还没发，能直接当作出库吗？
不能把客户下单直接等同于实际发货。应明确所用系统的订单、销售与出库规则，检查实际发货状态，避免提前扣减或重复扣减。
4. 客户退回的商品，都要重新加进库存吗？
应记录实际退回情况，但同时区分可再次销售、破损和待处理货品。退款或欠款抵扣也需核对，不能只处理数量、不处理账款。
5. 用了进销存软件，还需要盘点吗？
需要。软件根据已记录的业务计算库存，漏记、错发或实际损耗仍可能造成差异。盘点用于核实实物与记录，发现问题后再追查原因。
6. 智慧记AI进销存适合小店多人一起使用吗？
产品支持多端、多员工协作和权限分工。有多人分别负责开单、收发货与对账时，可以按岗位安排使用，并结合门店数、仓库数核对所需版本。
把进销存做完整，不是把每个页面都填满，而是让一笔货从进店、卖出到结款，始终找得到对应记录。小店先把这条线理清，库存与账款才有共同的核对依据。
