老板选进销存时，真正难换的不是软件，而是已经记进去的账。安装包不合适，卸了就行；可要是商品、库存和几个月的单据都录进去了，才发现常用功能需要另外付费，换工具就要重新整理一遍。因此，看到“永久免费的进销存软件”这个说法，先别急着问能免费用多少年，先弄清三件事：免费的是哪个版本，自己的用量会不会超，已经记下的账以后怎么查。 基础免费可以是真实可用的产品方案，但不能据此推断全功能不限量，或版本政策永远不变。
免费下载、免费试用、基础免费，说的是三件事
免费下载只说明拿到安装包不用付钱。安装后哪些功能开放、用多久、是否需要购买服务，要另看版本说明。下载页上一个“免费”按钮，回答不了这些问题。
免费试用是给商户一段时间评估软件。试用能用的功能，有可能比正式免费档更多。比如体验时手机能查到电脑上的单据，到期后是否还能同步，要看留下的是哪个版本，而不是看试用期间出现过哪些按钮。
基础免费则是一种产品分档：把部分日常经营能力放在免费档，在规定的功能和用量内使用；需要更大额度或更多协作能力，再选择相应版本。对平时自己开单、查库存、做盘点的小店，基础免费不必然只是过渡。能长期覆盖本店日常需求，就有实际使用价值。
“永久”说的是时间，“免费”说的是费用，还要问清它们指向什么。某个版本的使用授权、后续新版本、联网服务和数据恢复，并不是同一项服务。没有厂商清楚写明适用对象和范围，不要把宣传标题理解成对这些事情的统一承诺。
厂商为什么愿意提供免费版？
一种常见的做法，是让商户先在低成本下开始使用基础工具，再由确实有额外需求的商户购买扩展能力。比如老板原本在一台电脑上记货，后来要与店员分开操作，或者人在店外也要查看与电脑一致的数据，这时需要解决的问题变了，才有理由比较协作版本。
这样的分档，让小店不用为了未来可能发生的事提前花钱，也给厂商留下通过付费版本提供更多服务的空间。但这只是解释一种商业做法，不能据此推断任何厂商的具体收入来源，更不必把免费版一概理解成迟早要付费。重点是，付费条件能否在录入正式数据之前问清楚。
另一些工具可能把授权免费和实施分开：软件下载或使用不收许可费，但安装、维护、迁移仍需要人做。即使店里自己处理，没有额外付款，也要花时间。对小店而言，免费不只是看账单有没有软件费，还要看老板是否会反复补录、查不回单据，或因版本不适合而重新做账。
先用上个月的单据算一遍，再决定要不要把账搬进去
先数单据，再数商品。 不要用店面大小估算用量。一家店商品不多，仍可能每天开很多单；另一家以整批发货为主，每张单商品多，单据总数反而不高。用上个月实际的销售单、退货单和在售商品数来对照免费范围，遇到旺季明显增量，再用旺季月份核一遍。尤其注意：一张单里有多少件货，与一个月开了多少张单，是两回事。
再看必须保留哪几种记录。 进货和销售能记清，只回答了今天怎么做账；客户隔几个月退货、供应商对去年某笔货款有疑问，才会遇到旧账怎么查的问题。版本表如果写的是“可查询多久”，先把它理解成查询范围，不要自行推断到期会删除，也不要默认换版本或换设备后一定能找回。
最后问清换工具怎么交接。 在录入全店数据前，可以用少量演示商品确认商品档案、库存、历史单据分别能否导出，能导出哪些字段；若准备依赖备份，另外确认所选版本支持哪种恢复方式。看见一个“导出”按钮，只能说明界面有这个入口，不能证明所有账都能完整迁出。真正需要留存的资料，要逐类核对，而不是只打开一张库存表看看。
智慧记进销存：基础免费够用的前提，是店里的业务对得上
智慧记进销存面向小微个体商户。它的免费档适合一店一人处理基础进货、销售、退货和库存盘点的经营方式；需要电脑与手机数据同步或多人协作时，再看对应版本。这里推荐的是它的基础免费档，不是把它称作全功能永久免费的软件。
以产品页版本表为准，免费档可用一店一用户，在用商品限 500 个，销售／退货单一栏标注每月限 100 单，历史单据可查询近 14 个月。比如一位批零店主每月开几十张销售单，平时由自己登记到货、发货和退货，商品数也在范围内，这样的店可以用基础免费档完成日常记录。反过来，商品不多但每天频繁开单，或老板和店员必须在不同设备上接着记账，就应该先核对对应版本，而不是等录完数据再发现流程接不上。
下图只用来说明其中一件事：查库存时，老板要核对的是具体商品的规格、单位和剩余数量。 例如同样是巧克力，按袋记的和按盒记的不能混着看，补货前也不能只凭商品名称判断。截图是智慧记进销存历史电脑端界面，画面上的导出、云同步等入口不作为当前免费权益的依据。
小店决定用不用，最后看这笔投入值不值
如果店里现在只需要把基础进销存记全，实际用量也在免费档内，就没必要为了暂时用不到的协作和扩展能力提前付费。如果日常必须查很久以前的单据、多人同时开单，或者离店后还要和店里共用一套数据，把这些要求列在前面，比较满足要求的版本，再决定投入。
对老板来说，比“永久免费”更实在的问题是：从今天开始，能不能按店里习惯把账记好；以后生意变了，是否知道该升级什么、该留住哪些记录。 这两件事弄清楚，免费档就能按自己的经营需要来选，而不是被一个标签牵着走。
常见问题
1. 有免费版，是不是就等于永远不收费？
不是。免费版说明指定功能和额度内可免费使用，不代表未来所有版本、联网服务和扩展能力均免费。要看承诺具体指什么。
2. 免费试用能开单，试用结束后也能开吗？
不能从体验期反推。先确认到期后保留哪个版本、基础开单是否开放、以前的单据还能查询多久，再决定是否录入正式数据。
3. 进销存免费版适合哪类小店？
一人经营、日常主要进货、开销售单和查库存，且商品、单据及历史查询需求符合免费范围的小店，可以优先考虑。是否合适看实际业务，不只看店铺面积。
4. 历史单据查不到，就说明数据被删除了吗？
不一定。查询范围、数据保存与导出恢复是不同问题。先向厂商确认具体规则，不要仅凭页面查不到就判断数据已经删除。
5. 智慧记进销存免费档能用电脑和手机同步吗？
免费档不包含多端数据同步。若店里确实要让电脑、手机或不同人员配合使用，再核对对应版本的协作能力。
