【管库存】库存管理全指南

🔄 库存变动的核心逻辑框架

库存管理系统的核心是库存数量与价值在业务流转中的准确记录与实时更新。智慧记·星火的库存变动遵循一套清晰、严谨的业务逻辑，确保每一笔库存变动都有据可查、有源可溯。

库存变动的基本法则

在系统中，库存数量的增减是通过标准化的业务单据驱动，形成闭环管理流程：

（1）库存增加（入库）路径：

• 进货单 → 库存 增加
  
• 销售退货单 → 库存 增加
  
• 组装单（成品入库） → 组合件库存 增加
  
• 调拨单（调入） → 目标仓库库存 增加

（2）库存减少（出库）路径：

• 销售单 → 库存 减少
  
• 进货退货单 → 库存 减少
  
• 组装单（组件消耗） → 子件库存 减少
  
• 拆分单（拆分件消耗） → 拆分件库存 减少
  
• 调拨单（调出） → 源仓库库存 减少

库存变动遵循“业务驱动 → 系统更新 → 实时同步”的闭环逻辑

📦 初始库存：建立起始基准

在开始日常业务前，首先需要建立准确的初始库存。

初始库存表示在启用本软件前已有的商品库存，录入初始库存可以使后续成本价、毛利等值的计算更准确

核心原则：所有初始库存都必须在首次录入商品时设置，商品保存后只能通过盘点或修改当前库存来调整当前库存，无法再添加初始库存记录。

设置初始库存

单个商品新增时设置

• 操作流程：【商品】→【商品】→【新增商品】→ 在商品编辑页面找到【初始库存】字段 → 填写当前实际库存数量 → 填写初始成本 → 保存商品
• 特点：操作简单直接，系统自动计算初始库存价值
• 库存流水记录：标记为“期初库存”

批量导入商品时设置

• 操作流程：【商品】→【商品】→【导入新增】→ 下载模板 → 在Excel中填写商品信息和初始库存数量 → 导入系统
• 优势：适合大批量商品一次性初始化，效率极高

重要提醒：初始库存的“一次性”特性

关键限制：

• 仅首次有效：初始库存只能在第一次录入商品时设置
  
• 无法后补：商品录入系统后，无法再补充或修改“初始库存”这一概念
  
• 后续调整途径：如果初始库存设置错误，只能通过：
  • 盘点单：系统校正（会产生盈亏，影响利润）
  • 直接修改当前库存：快速调整（不影响利润）

📋业务单据驱动的库存变动详解

销售与退货环节

• 销售开单：

  • 每笔销售单确认后，系统自动扣减对应商品的库存数量
  • 如果商品启用了批次/保质期管理，系统按照指定批次扣减
  • 结果：库存减少

• 销售退货：

  • 客户退回商品时，开具销售退货单
  • 系统自动将退回的商品数量加回库存
  • 结果：库存增加

采购与退货环节

• 进货单：

  • 向供应商采购商品，录入进货单
  • 系统自动增加库存数量，并记录进货成本
  • 关键操作：
    • 普通商品：直接增加库存
    • 批次商品：必须录入批次号
    • 保质期商品：必须录入生产日期，系统自动计算失效日期
  • 结果：库存增加

• 进货退货：

  • 向供应商退回不合格或多余商品
  • 系统自动扣减库存数量
  • 注意：退货商品的成本按照上次进货的结余成本计算
  • 结果：库存减少

内部库存调整环节

• 组装单：

  • 组件出库：子件商品库存减少（按进货成本计算）
  • 成品入库：组合件商品库存增加（成本=组件成本总和+组装费）
  • 应用场景：生产加工、商品组合等

• 拆分单：

  • 拆分件出库：被拆分商品库存减少
  • 组件入库：拆分出的子件商品库存增加
  • 成本计算：子件成本按比例分摊（组合件金额+拆分费）
  • 应用场景：维修拆解、零件更换等

• 调拨单：

  • 调出仓库：库存减少
  • 调入仓库：库存增加
  • 特点：公司内部库存转移，总库存量不变，只是位置变化

🔍库存查询：实时掌握库存动态

库存查询功能是库存管理的眼睛，让管理者随时随地掌握库存状况，基于准确数据做出决策。

基础库存查询

核心功能：

• 多维度筛选：按仓库、商品类别、供应商、品牌、重量等多条件组合查询
  
• 快速搜索：通过商品名称、条形码、货号快速定位商品
  
• 视图控制：可隐藏停用商品、无库存商品，聚焦有效库存
  
• 总量统计：显示全部商品的总数量、总金额，全局掌控

操作路径：【库存】→【库存查询】

深入分析功能

在库存查询列表页面，系统为每个商品提供了深度分析入口，让查询不仅仅是看数字，更是了解背后的业务细节。

库存分布查看：

• 操作：点击商品行的“库存分布”按钮
• 查看内容：该商品在所有仓库/门店的详细库存数量
• 应用价值：了解商品在多地点的存储情况，支持调拨决策

库存流水追溯：

• 操作：点击商品行的“库存流水”
• 查看内容：该商品每一次库存变动的完整记录
• 包括信息：单据日期、客户/供应商、单据编号、仓库、单据类型（销售单/进货单/盘点单等）、增加数量、减少数量、库存结余
• 应用价值：追踪异常变动原因，审计核查，了解库存周转情况

成本明细分析：

• 操作：点击商品行的“成本明细”
• 查看内容：当前库存的加权平均成本、最近进货成本、总库存价值（成本总额）
• 应用价值：了解库存资金占用，评估成本波动，支持定价决策

高级查询工具

保质期查询：

• 路径：【库存】→【保质期查询】
• 查看内容：生产日期、失效日期、剩余有效天数、当前库存
• 筛选条件：按保质期状态（未过期/已过期/即将过期）、仓库、商品名称、剩余有效期天数、供应商、品牌、重量等筛选
• 预警联动：系统会根据商品设置的提前预警天数，自动计算哪些商品已进入“即将过期”状态。并统计在首页的“保质期预警”计数中，确保您能及时处理临期商品。

批次查询：

• 路径：【库存】→【批次查询】
• 核心价值：查询不同批次商品的库存
• 应用场景：手机数码、服装等需要区分批次参数或质量的行业

🛠️ 人为干预库存的方式与场景

当系统库存与实际库存出现差异时，需要通过特定方式进行修正。人为修改库存是对业务驱动变动的补充和校正。

盘点单修正（推荐方式）

• 核心作用：系统性校正库存差异
• 操作路径：【库存】→【盘点】→【新增盘点单】
• 两种模式：
  • 锁定盘点：盘点期间锁定仓库，暂停所有出入库业务，确保盘点准确性
  • 非锁定盘点：不中断业务，适用于快速调整
• 业务流程：选择盘点商品 → 输入实际库存数量 → 系统自动计算盈亏 → 生成盘点单 → 库存数量更新 → 盈亏计入经营利润 → 生成库存流水记录
• 优势：
  • 批量调整多个商品
  • 产生完整的盈亏记录，影响利润分析
  • 操作记录可追溯，符合财务规范

商品详情直接修改（快速调整）

• 适用场景：紧急、小范围的库存调整
• 操作路径：【商品】→【商品】→ 找到商品 →【查看】→ 点击库存数量旁的编辑按钮
• 特点：
  • 只修改单个商品库存
  • 不产生盈亏记录，不影响经营利润
  • 操作简单快速，但无完整的业务单据
  • 库存流水中会显示调整库存的记录，但无法体现具体的业务原因

Excel盘点（大批量处理）

• 适用场景：成百上千种商品的大规模盘点
• 操作流程：
  （1）导出盘点模板（含当前系统库存）
  （2）线下填写实际库存数量
  （3）导入Excel文件
  （4）系统比对差异，生成盘点单
• 效率优势：适合线下盘点后统一导入，避免系统内逐条修改

批次盘点

• 专用场景：批次/保质期管理的商品库存校正
• 操作方法：新增盘点单时，选择已启用批次/保质期管理的商品，将出现批次盘点弹窗
• 核心用途：
  • 关闭批次管理/保质期管理后重新启用时的数据重建
  • 批次库存记录与实际不符时的调整
  • 初始化批次库存档案
• 特殊要求：必须逐批核对生产日期、批次号和数量

💡 重要提醒

• 坚持单据驱动：所有出入库都要开单，不建议直接改库存
• 定期盘点：至少每月一次全面盘点，保证账实相符
• 用好查询工具：库存流水能帮您快速找到问题原因
• 及时处理预警：关注保质期预警，避免商品过期损失

❓ 常见问题排查

（1）为什么库存数量对不上？

• 首先检查库存流水，确认近期所有出入库记录
• 如发现异常，优先修正错误单据，或通过盘点单进行系统校正
• 避免频繁使用“直接修改”功能，以免破坏数据追溯链

（2）保质期预警没生效？

• 确认商品已启用保质期管理并设置了保质期
• 确认在进货时录入了正确的生产日期
• 检查商品编辑中 勾选“启用预警”并设置提前预警天数

（3）批次商品无法出库？

• 确认该商品库存中有所选批次的数量
• 批次管理商品不支持负库存出库
• 如需调整批次库存，请使用批次盘点功能